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    文章內容

      我校合同信息化管理系統順利上線運行


      我校合同信息化管理系統于202191日正式上線運行。正式上線以來,教職員工已通過該系統成功提交工程、服務、貨物、科研等各類合同510余份,其中已辦結372份,尚在審核流程中的合同140份(數據統計截止日為20211022),系統運行總體平穩順暢。

       

      合同信息化管理系統正式上線前,經過了為期兩個半月的試運行。試運行前夕,校長辦公室于2021年5月,分別在12日、24日舉辦了兩次合同管理系統操作培訓,學校各二級單位分管合同事務的負責人、學院辦公室主任、部門秘書、合同事務具體經辦人等合同管理人員參與培訓。試運行期間,各職能部門、學院以及廣大教職員工在系統功能、審批流程等方面對系統提出了多項合理化建議,為系統能夠正式上線運行給予了鼎力支持。

       

       

      合同系統試運行及正式運行期間,校長辦公室根據我校合同管理規定、實際需要以及業務特點,不斷優化合同管理流程,調整審核節點設置,完善審批權限設定,累計完成超過130處修改與優化。

      為保證合同辦理效率,校辦采取盡可能多的措施提高合同審核效率、解決合同經辦人員操作疑問,其中包括:(1)通過手機短信、今日校園、事務中心三個渠道同步推送同一合同事務信息,確保信息全方位、無死角、及時地推送給待辦人員,(2)對超期待辦合同事務推送提醒消息;(3)支持移動端、電腦端兩種方式辦理合同事務;(4)公開法律事務中心、合同管理科人員手機號碼、辦公電話,指導教職員工完成系統填報;(5)建立合同事務QQ群,并在合同系統、合同事務QQ群推送合同信息化系統操作說明、注意事項;(6)上門到合同用戶單位進行服務等。

      系統正式上線后,校長辦公室合同管理科增加了大量事務性工作,同時,由于審核流程增加、部門缺編、相關人員參與其他工作任務等原因,導致合同審核周期相對延長。

      感謝廣大教職工對合同管理工作與校長辦公室合同管理人員的理解和包容。校長辦公室將一如既往,不遺余力地推進系統的優化和改進,也歡迎愿意參與校長辦公室合同管理和日常行政協調工作的校內職工加入合同內控管理隊伍。

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